Öka beläggningen medföretagsresenärer på faktura

Anslut hotellets PMS till Maîtres Pay och bli det självklara valet för de större företagens tjänsteresor och konferenser. Receptionen behöver inte hantera företagsuppgifter, fakturaadresser eller upplägg av garantier. Gästen checkar in med sitt Maîtres-ID, ni driftar vistelsen som vanligt och vi sköter all fakturering med garanterade utbetalningar till er varje vecka.

Anslut hotell

Öppna dörren för fakturakunder utan kreditrisk och administration

Genom att aktivera Maîtres Pay öppnas en helt ny och tidigare outnyttjad marknad för hotellet. Det handlar om möjligheten att emot alla företag och privatpersoner som önskar få en faktura på sina vistelser. Marknadsundersökningar visar att så många som sju av tio affärsresenärer föredrar att få sina hotellnätter, konferenser och tillägg betalda via faktura. Trots denna enorma efterfrågan avböjer nästan samtliga hotell idag att ta emot dessa kunder på grund av det administrativa krånglet, tidsspillet på ekonomikontoret och framför allt den stora kreditrisken.

Med Maîtres Pay kan hotellet nu erbjuda alla sina företagsgäster betalning via faktura utan att lyfta ett finger. Systemet löser detta helt på egen hand genom att ta hand om hela förloppet från integration i PMS till slutlig debitering av room-charges och F&B. Det enskilt största värdet för hotellet är att Maîtres Pay står för hela kreditrisken. Skulle en företagsgäst inte betala sin faktura är det ingenting som drabbar hotellet. Ni har full flexibilitet och väljer själva i era inställningar hur ni vill få era pengar utbetalda till bankkontot, med färdiga val för utbetalning efter tre dagar, tio dagar eller trettio dagar.

I och med detta upphör hotellets samtliga administrativa kostnader helt och hållet. På ekonomikontoret raderas allt arbete med löpande kreditundersökningar på nya bolag, manuell fakturagenerering, tidskrävande uppföljning av kundreskontra samt hantering av fakturapåminnelser och krav. Samtidigt avlastas hotellets reception fullständigt eftersom de slipper det tunga administrativa arbetet som traditionella fakturakunder kräver på plats vid utcheckning. Receptionen stänger bara bordet mot appen på en sekund, vilket gör att de kan fokusera helt på gästupplevelsen i lobbyn.

Kostnadsanalys

Manuell fakturahantering för en enskild hotellvistelse

Att låta en företagsgäst betala via traditionell pappers- eller PDF-faktura framstår ibland som en enkel tjänst, men bakom kulisserna sätter det igång en tung administrativ apparat. Denna process belastar både receptionspersonalen och ekonomikontoret, vilket skapar stora dolda kostnader. Nedan bryts tidsåtgången och de reella kostnaderna ner baserat på en intern timkostnad på 450 kronor för administrativt arbete och 300 kronor för receptionspersonal.

1. Arbetskostnad i receptionen vid utcheckning

När gästen ber om att få betala med faktura kan receptionisten inte bara dra ett kort och önska trevlig hemresa. Personalen måste hämta blanketter eller gå till backoffice för att manuellt skriva ner gästens företagsuppgifter, leveransadress, referensnummer och verifiera organisationsnumret mot en id-handling. Detta tar i genomsnitt 12 minuter i anspråk, vilket motsvarar en direkt arbetskostnad på 60 kronor. Utöver detta skapas ett stressmoment i lobbyn som tar fokus från nästa incheckande gäst.

2. Arbetskostnad på ekonomikontoret efter vistelsen

Det verkliga tidsspillet sker på kontoret dagarna efter utcheckning. Ekonomipersonalen måste utföra följande moment för att hantera den enskilda transaktionen:

Först görs en manuell kreditprövning via en kreditupplysningstjänst för att säkerställa att gästens bolag inte har betalningsanmärkningar. Detta tar cirka 5 minuter och innebär en ren systemkostnad för kreditupplysningen på cirka 20 kronor.
Därefter ska fakturan skapas manuellt i hotellets bokföringsprogram. Room-charges, F&B, spa, konferens och korrekta momssatser måste knappas in och matchas mot PMS-underlaget. Detta tar cirka 18 minuter.
Efter utskick ska kundreskontran bevakas. När betalningen väl inkommer ska den matchas mot bankgirot och prickas av i bokföringen, vilket tar cirka 5 minuter.

Den totala tidsåtgången på kontoret uppgår till 28 minuter, vilket medför en arbetskostnad på 210 kronor.

3. Kostnad för utebliven likviditet och ränteförlust

När en gäst betalar med kort har hotellet pengarna på kontot nästa bankdag. Vid en faktura är betalningsvillkoren normalt 30 dagar. Under denna tid agerar hotellet bank åt gästens företag. För en vistelse på exempelvis 8 000 kronor innebär detta en bunden likviditet som belastar hotellets rörliga kassaflöde.

4. Kostnad för påminnelser och uteblivna betalningar (Kreditrisk)

I genomsnitt kräver var tionde företagsfaktura en manuell påminnelse eller ett telefonsamtal eftersom förfallodatumet har passerats. Att skicka påminnelser, hantera räntefakturering eller i värsta fall skicka ärendet till inkasso tar ytterligare 15 till 30 minuter i anspråk när det väl inträffar. Slås denna utslagna tid och risken för rena kundförluster ut per faktura adderar det en statistisk riskkostnad på cirka 65 kronor per utställd faktura.

Sammanställning av den totala kostnaden per fakturagäst

Direkt tidsåtgång i receptionen:: 12 minuter (60 kronor)
Kreditundersökning och systemkostnad:: 5 minuter (20 kronor)
Fakturering och administration:: 18 minuter (135 kronor)
Avprickning i reskontra och bank:: 5 minuter (37 kronor och 50 öre)
Utslagen riskkostnad (påminnelse/inkasso):: 65 kronor
Total reell kostnad:: 317 kronor

Om en företagsvistelse uppgår till 8 000 kronor äter administrationen alltså upp nästan 4 procent av notans totala värde. Det är denna tunga, dolda kostnad som gör att nästan alla hotell nekar fakturakunder idag, och det är exakt denna kostnad som Maîtres Pay raderar ut helt och hållet från dag ett.

Vanliga frågor gällande Hotellanslutning

Hur ökar detta hotellets omsättning och beläggning?

Företagsresenärer är hotellbranschens mest lönsamma segment. De bokar midweek när privatmarknaden är svag, spenderar 42% mer per natt och lägger oftast till konferens, spa eller F&B på fastigheten. Genom att erbjuda direktfakturering utan kreditrisk gör ni det extremt enkelt för traktens företag att lägga sina tjänsteresor och kick-offs hos er.

Krävs det ny hårdvara eller extra utbildning för receptionen?

Nej, det krävs ingen ny hårdvara eller integration ni behöver bygga själva. Vår mjukvara kopplas direkt mot ert PMS (Opera, Mews, Protel, Sihot). Receptionen stänger bara vistelsen precis som vanligt under betalningsmetoden "Maîtres Pay". Resten sköts automatiskt.